Contenido ofrecido por Rafa Mora.

Si estás leyendo esto es porque, como yo he estado en algún momento, te cuesta generar oportunidades cuando acudes a un evento.

Aún recuerdo uno de los primeros eventos a los que acudí:

Fui sin preparación ninguna, solo a la aventura y me planté allí en el evento, esperando cerrar múltiples reuniones y proyectos, pero nada más lejos de la realidad; tenía tanta vergüenza a hablar con alguien que no fui ni capaz de intentarlo. Tras pasar 5-10 minutos dando vueltas de un lado para otro, me fui por la puerta pequeña, decepcionado conmigo mismo por haber perdido una oportunidad tan buena.

Después de esto me di cuenta de que tenía que cambiar muchas cosas y esos aprendizajes son los que te cuento en este documento. Aquí te cuento lo que hago antes de acudir, cómo actúo en el evento y lo más importante: el seguimiento cuando acaba el evento para conseguir el objetivo final, vender.

Esta metodología que te detallo aquí me ha funcionado para agendar 5 reuniones en cada evento al que acudo (funciona principalmente en eventos de pago, en los gratuitos es más complicado sacar algo positivo).

Voy a ponerte un ejemplo con cifras para que veas lo que puedes conseguir: Ponte que vas a 12 eventos al año (1 por cada mes) y te centras en hablar con 15 personas y de estas al final solo hablas con 7 de las que te quedas en hablar con 5 cuando acabe el evento. Ahora ponte que de esas 5, consigues tener una reunión de ventas con 3 y pongámonos en el peor de los casos que solo consigues cerrar a 1 cliente. Por último, vamos a decir que tienes un precio medio de unos 3.000 euros por proyecto.

Con el ejemplo que te acabo de contar estamos hablando de que facturas 36.000 euros al año (12 eventos x 1 proyecto cerrado x 3.000€ por proyecto). Fíjate la potencia que tiene si sabes aplicar bien esta metodología en tu negocio.

Bueno, vamos al grano:

Paso 1: El pre-evento

Si crees que puedes plantarte en el sitio sin saber a por quién ir ni nada por el estilo te equivocas, tienes que ir con los deberes hechos.

Lo primero que tienes que hacer es meterte en la web del evento y leer toda la información que incluya: quién va a hablar, qué empresas tienen stand allí, quién patrocina el evento… y no te quedes ahí, sino que muchas veces ese evento estará anunciado en LinkedIn y habrá personas que digan que van a acudir por lo que es importante estar al loro.

Vale, pero, ¿qué es lo que tienes que hacer con esa información?

Create una base de datos, ya sea en Notion, Excel o incluso si quieres hacerlo muy básico puede ser en un bloc de notas (aunque no lo recomiendo). Ahí crea diferentes columnas con: Nombre del decisor, nombre de la empresa, notas del evento, información importante (lo que puedas usar en esa conversación) y la importancia de esa empresa (Prioridad 1, prioridad 2… entenderás esto más adelante).

En esta base de datos tienes que ir incluyendo toda la información de las empresas o personas con las que te interesa hablar en ese evento y cuanto más mejor. Déjame ponerte un ejemplo: imagina que el evento es de Moda y quieres hablar con Nude project, no solo te interesa saber con quién hablar sino noticias de la empresa actuales que te sirvan para romper el hielo como su último podcast con XXX.

Ahora que ya tienes esto listo, lo siguiente es irte a LinkedIn y conectar con todas esas personas; de esta manera lo que conseguimos es que de alguna manera entremos ya en la mente del cliente y si subimos contenido diario mejor. Además, al hacer esto, cuando acabe el evento podrás escribirle directamente (si ya te ha aceptado) en vez de esperar hasta que te acepte y demás.

Opcional: Una cosa que funciona también es escribirle al decisor antes del evento diciéndole que vas a ir y si lo ves allí; de esta manera te garantizas que al verte le sonará tu cara.

El último paso previo (y uno de los más importantes)

Ahora que ya sabes a quién dirigirte y qué temas sacarle para comenzar la conversación, es importante el cómo te vas a diferenciar. Durante los primeros eventos, me imprimí unas tarjetas de visita para entregar a todo el que conocía; pero con el tiempo me di cuenta que estaba cometiendo un grave error: hacía lo mismo que todo el mundo.

Es por ello que he empezado a implementar otra estrategia, si me conoces sabrás lo que he hecho en el último evento con el huevo de oro. Lo que busco es causar un impacto real en la persona y que cuando acabe el evento y la contacte, se acuerde de quién soy.

La estrategia del huevo la he usado porque va con mi marca personal, pero en tu caso puedes encontrar otra manera de causar un impacto. Puede ser una tarjeta distinta, tu forma de vestir, un objeto llamativo, lo que sea.

Resumen del pre-evento:

1. Sacar toda la información posible del evento.

2. Crear una base de datos con las empresas a contactar.

3. Conectar con los decisores en Linkedin.

4. Planear una estrategia para marcar la diferencia.

Paso 2: El evento

Ha llegado el día del evento y toca ponerse la equipación. Es el momento que estabas esperando pero llegas allí y te intimida interactuar con gente que no conoces.

Hay dos tipos de eventos:

• Con ponencias

• Solo con expositores

Si hay ponencias:

Entra en una sala y escucha la charla. Aquí todos están sentados, así que es más fácil presentarte a quienes tengas al lado. Esto te calienta para empezar a hablar con desconocidos.

Al terminar, aprovecha para acercarte a tus objetivos antes de que entren en nuevas conversaciones.

Empieza siempre por empresas de baja prioridad, así te sueltas antes de hablar con las importantes.

Si solo hay expositores:

Ve acompañado por alguien. Te ayudará a romper el hielo.

Qué decir en la conversación:

Empieza preguntando a la empresa por lo que hacen y qué buscan en la feria. Cuando te pregunten por ti, preséntate sin vender a saco. Aquí buscas que recuerden tu cara y tu nombre, no cerrar en caliente.

Haz buenas preguntas para detectar problemas y dejar buena sensación.

Al irte, deja claro que les contactarás y quédate con su tarjeta.

Después de unas cuantas conversaciones, para y escribe notas en tu base de datos.

Si puedes, ve a las cervezas posteriores: es donde se cierran muchos negocios.

Checklist del evento:

1. Entra a una ponencia y conecta con la persona al lado.

2. Empieza hablando con empresas de baja prioridad.

3. Luego ve a por las importantes.

4. Haz buenas preguntas para generar impacto.

5. Deja claro que habrá un siguiente paso.

6. Acude a la cerveza post-evento.

7. Haz fotos para un post en LinkedIn.

Paso 3: El post-evento

Llegas a casa con mucha información y tarjetas directas.

Ahora toca vender de verdad.

Empresas con las que hablaste:

Revisa tus notas. Llama a la persona, nunca solo email.

Ejemplo de apertura:
“Hola Pedro, soy Rafa del evento XXX, estuvimos hablando sobre [tema]. ¿Cómo acabó el evento?”

Tu objetivo: reunión o venta.

Empresas con las que no hablaste:

También puedes llamar. Menciona que estuviste en el evento y que no dio tiempo a hablar.

Ejemplo: “Hola María, estuve en el evento XXX pero no pude pasarme a veros, ¿qué tal fue el evento?”

Contacta siempre en los dos días posteriores.

Publica en LinkedIn contenido del evento y comenta publicaciones relacionadas.

Esto es todo. Con estas claves puedes cerrar 5 o más reuniones por evento si sigues la metodología al pie de la letra.